Viser une rétention adaptée à la charge de travail
Les serveurs sur site Exchange et SharePoint offraient tous deux un traitement de rétention. La gestion des enregistrements de messagerie (MRM 2.0) d’Exchange persiste aujourd’hui sous la forme de politiques de rétention des boîtes aux lettres. Les politiques de rétention de Microsoft 365, introduites pour la première fois en 2017, ont remplacé l’équivalent de SharePoint (voici un exemple de rétention SharePoint en cours d’utilisation) dans le cadre d’une stratégie visant à mettre en œuvre une gouvernance des données agnostique en termes de charge de travail. En d’autres termes, déployer la rétention et d’autres capacités d’une manière qui fonctionne dans toutes les charges de travail Microsoft 365.
Documents de conformité et conservation
Teams a été la première application Office 365 à stocker des enregistrements de conformité dans les boîtes aux lettres Exchange Online. Les enregistrements de conformité sont des éléments de courrier créés pour capturer les détails des chats et des conversations de canaux, y compris les messages envoyés par des personnes qui n’ont pas de boîtes aux lettres Exchange Online comme les utilisateurs sur site, les comptes invités et les utilisateurs externes (fédérés) (le substrat stocke ces messages dans des boîtes aux lettres spéciales réservées au cloud). Yammer a adopté le même mécanisme en 2020, mais uniquement pour les réseaux configurés en mode natif Microsoft 365. Planner a annoncé qu’il suivrait le même chemin, mais n’a pas encore livré cette capacité.
Si vous vérifiez le nombre d’éléments de conformité dans votre boîte aux lettres, vous pourriez constater que vous en avez plus que vous ne l’imaginez. La plupart de mes discussions se déroulent dans d’autres locataires, mais malgré cela, j’ai pas mal d’enregistrements de conformité pour les discussions Teams (et moins pour les conversations Yammer). Exchange Online n’impute pas le stockage consommé par ces messages aux quotas des boîtes aux lettres des utilisateurs.
Comme tout autre contenu Exchange Online, Microsoft Search inclut les enregistrements de conformité dans ses index, ce qui rend les enregistrements disponibles pour l’eDiscovery. Les politiques de conformité des communications traitent également les enregistrements de conformité afin de détecter les violations de politique, telles que les comportements menaçants ou offensifs.
En plus de leur rôle dans l’eDiscovery, les enregistrements de conformité constituent la base du traitement de rétention pour leurs charges de travail d’origine. Au lieu de devoir créer des tâches distinctes pour appliquer les politiques de rétention contre les référentiels de charges de travail, une seule tâche de traitement s’exécute contre les enregistrements de conformité et synchronise les actions des politiques, telles que la suppression d’éléments, avec les charges de travail.
Les politiques de conservation peuvent également être appliquées aux charges de travail.
L’assistant de rétention et le substrat Microsoft 365
Aujourd’hui, l’assistant de rétention évalue les politiques de rétention par rapport à OneDrive for Business, SharePoint Online, Yammer et Teams en utilisant les » jumeaux numériques » des éléments de charge de travail stockés dans le substrat Microsoft 365. Les jumeaux numériques sont des copies du contenu stocké dans le substrat Microsoft 365 (dans Exchange Online) afin de faciliter le traitement des éléments par les services partagés tels que Search et les services d’intelligence artificielle. Il est beaucoup plus facile pour un service de traiter les éléments en un seul endroit que d’avoir à traiter plusieurs référentiels, chacun nécessitant une interface (API) différente.
Dans certains cas, les jumeaux numériques ne sont pas des copies complètes, mais ils sont suffisants pour permettre aux services partagés de fonctionner de manière efficace et efficiente. Si vous voulez en savoir plus sur le fonctionnement du substrat, envisagez de vous inscrire à TEC 2021 pour entendre Jeffrey Snover, directeur technique de Microsoft pour la transformation des lieux de travail modernes, discuter du sujet.
Les jumeaux numériques ne sont pas seulement une source d’information.
Les éléments du substrat entrant dans le champ d’application des politiques de conservation sont soumis à des périodes de conservation et à des actions. Lorsque l’assistant traite les éléments, il vérifie si le délai de conservation de l’élément est expiré et, si c’est le cas, invoque l’action de conservation. Il peut s’agir d’un traitement supplémentaire, comme le passage de l’élément dans un cycle de traitement manuel, ou d’une simple action de suppression. L’assistant interagit avec les charges de travail sous-jacentes pour garantir la conformité aux actions de la politique de conservation. Par exemple, si l’assistant détermine que la période de conservation d’un document stocké dans une bibliothèque de documents SharePoint Online a expiré, il demande à SharePoint Online de déplacer le document dans la corbeille du site.
Traitement des boîtes noires
Bien qu’il soit possible de suivre le traitement effectué par MFA pour les éléments de la boîte aux lettres, Microsoft n’a pas encore mis à disposition une capacité équivalente pour l’assistant de rétention. Cela signifie que les administrateurs qui veulent valider l’efficacité du traitement de rétention doivent effectuer des vérifications manuelles du contenu dans des référentiels tels que les sites SharePoint Online pour s’assurer que les éléments que les politiques de rétention devraient supprimer ne sont plus présents. Comme le montre cet organigramme utile, comprendre comment les politiques de rétention traitent les éléments peut être une affaire complexe, surtout lorsque des emplacements comme les sites ou les équipes entrent dans le champ d’application de plusieurs politiques.
Donner du sens aux politiques de rétention complexes est la raison d’être de l’assistant de rétention. Je suis sûr qu’il fait très bien son travail. Il serait juste agréable de pouvoir valider et comprendre exactement quelles actions l’assistant prend pour différents emplacements. Est-ce trop demander ?
