SharePoint est une application basée sur le Web vous permettant de gérer différents contenus et aussi de mieux collaborer. Qu’est-ce que c’est exactement ? Quels sont les avantages de l’utiliser ? Quelles sont les différentes licences proposées par Microsoft ? Comment transformer SharePoint en GED ? Faisons un point.
Qu’est-ce que SharePoint ?
SharePoint fait référence à une solution intranet proposée par Microsoft. Il vous donne la possibilité d’améliorer la communication au sein de votre entreprise.C’est très utile, quelle que soit la taille de votre structure, d’avoir sharepoint utiliser comme ged. Dans cette optique comment devez vous procéder?, comment procéder ? Lisez la suite pour en savoir plus.
Les licences Microsoft SharePoint
Il existe plusieurs versions de licence Microsoft SharePoint, dont 2 solutions sur site et une version en ligne :
- Standard : en optant pour la version standard, vous pouvez utiliser les fonctionnalités principales de SharePoint comme la gestion de contenus, la création de sites Web, la fonction recherche, etc. ;
- Entreprise : accès à toutes les fonctions de l’outil, notamment Access Services, Business Intelligence (PerformancePoint Services, Visio Services, Excel Services), InfoPath Services ;
- Cloud : cette licence peut être acquise indépendamment ou avec une version de Office 365. Elle est hébergée sur le Cloud Azure de Microsoft.
Qu’est-ce que le GED ?
GED est l’acronyme de gestion électronique des documents. Il contrôle le cycle de vie de vos documents (la création, le stockage, la modification, la suppression, l’archivage, etc.). Comme vous pouvez le voir, il s’agit d’un processus complet vous permettant d’exploiter l’ensemble de vos données.
Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel GED ?
Le GED vous permet de gérer l’ensemble des documents de votre entreprise de manière dématérialisée. Grâce à ce système, vous pouvez gagner du temps et optimiser votre productivité, tout en favorisant un travail collaboratif basé sur le partage d’information. De plus, ce logiciel réduit les risques d’erreur et assure une meilleure traçabilité de vos fichiers. L’un des avantages du GED est sans doute la sécurisation des données grâce à un contrôle d’accès rigoureux. L’automatisation des tâches est également l’un des privilèges à ne pas négliger.
Pourquoi SharePoint est l’outil de GED qu’il vous faut ?
Il s’agit d’un service hébergé par Microsoft, correspondant aux organisations de toutes tailles. SharePoint est le meilleur outil GED pour créer des sites afin de partager des documents ou des informations entre collaborateurs et aussi stocker des fichiers. Cet outil met fin aux allers-retours par emails. Il élimine également les risques de perte de données. C’est le logiciel idéal si vous souhaitez travailler en équipe puisqu’il est en mesure d’accorder l’accès au document à de nombreuses personnes. Par conséquent, tout le monde peut apporter directement des modifications sur le fichier original. Voici les autres avantages d’utiliser ged SharePoint :
- bénéficier d’un espace de stockage pour les fichiers de votre entreprise ;
- gérer de nombreuses versions d’un fichier ;
- effectuer un travail de co-édition ;
- créer des bibliothèques afin d’organiser vos documents ;
- sécuriser vos données grâce à des normes très strictes (FIMSA, HIPPA et ISO27000) ;
- gérer l’accès des utilisateurs ;
- mettre en place des workflows ;
- promouvoir votre image de marque grâce à la personnalisation de l’interface utilisateur ;
- proposer un espace de travail satisfaisant ;
- intégrer l’outil à votre SI ;
- se connecter à différentes applications selon la version utilisée.
Quelles sont les fonctionnalités proposées par GED SharePoint ?
GED SharePoint propose de nombreuses fonctionnalités intéressantes. En voici quelques-unes :
- organisation des informations, des projets et des personnes ;
- identification ;
- collaboration : gardez le contact avec vos collègues, partagez vos idées, réinventez votre façon de travailler ;
- personnalisation ;
- gestion des contenus : fini les pertes de temps liées à la recherche de fichiers. Vous pouvez désormais les trier et les organiser de manière efficace ;
- création des flux d’automatisation : la mise en place des processus de relecture, d’approbation ;
- sécurisation des accès : la définition des droits d’accès aux données de chaque utilisateur ;
- sauvegarde des données : détermination de la fréquence de sauvegarde des informations.
Comment créer sa GED dans SharePoint ?
Voici les étapes à suivre pour créer sa GED dans SharePoint :
- identification des rôles de chaque utilisateur dans le processus de gestion des documents ;
- analyse de l’utilisation des documents : cela consiste à définir les types de documents sur lesquels chaque équipe va travailler ;
- planification de l’organisation des fichiers : dans cette étape, vous devez organiser vos documents en sites et bibliothèques pour que vous puissiez stocker vos fichiers en dossiers ou en sous-dossiers ;
- déplacement des documents ;
- organisation des types de contenu : structurer les informations relatives à vos documents (métadonnées, flux de travail). Le but étant d’organiser vos fichiers de manière cohérente ;
- définition des flux de travail : suivi de la façon dont les documents se déplacent d’un utilisateur à un autre. Les éléments à vérifier sont la modification, la validation, etc.
